POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que contienen el régimen de protección de datos personales, ORGANICOS NOI S.A.S., en adelante, LA EMPRESA, como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos. La presente política permanecerá disponible para consulta en el domicilio de LA EMPRESA y puede ser solicitada vía email al correo pedidos@noiorganicos.co

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

Razón Social: ORGANICOS NOI S.A.S. NIT: 900.982.459-4 Dirección: Calle 100 # 8a – 49 Torre B, Oficina 916, Edificio World Trade Center - Bogotá. Correo Electrónico: pedidos@noiorganicos.co Teléfono: (1) 610 9740 Ext 127 Área Encargada: Comercial

  1. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS.

En desarrollo de su objeto social, LA EMPRESA recolecta datos personales de sus empleados, proveedores, clientes, entre otros, para llevar a cabo procesos facturación, recaudos y cobranzas, atender quejas, reclamos, sugerencias y comentarios y en general facilitar los procesos de seguimiento a la prestación del servicio.

Igualmente, LA EMPRESA hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con terceros, tales como almacenamiento de documentos que fueron radicados en nuestras oficinas y que contienen firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas.

La recolección de datos personales limita a aquellos que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. En el tratamiento de los datos personales se adoptan las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.

LA EMPRESA tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá al Titular en todo momento en cumplimiento de la Ley y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal que se tiene almacenada.

El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción con las siguientes finalidades:

  1. Cumplimiento de obligaciones contractuales tales como el pago, la entrega y la garantía de satisfacción. 2. Atención de consultas, peticiones, solicitudes quejas y reclamos. 3. Exigencia de derechos contractuales a través de la facturación, reporte y monitoreo de pagos y cobranza de cartera. 4. Desarrollo de procedimientos administrativos, contables, fiscales, jurídicos entre otros. 5. Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables y tributarias.
  2. DERECHOS DE LOS TITULARES.

En virtud del Artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y los artículos 20 y subsiguientes del Decreto 1377 de 2013 son Derechos de los titulares de datos personales:

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  3. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley
  5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento LA EMPRESA ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
  6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

3. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE

TITULARES.

El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a LA EMPRESA, radicando una comunicación, a través de los siguientes medios:

- Correo electrónico: pedidos@noiorganicos.co

- Correo directo dirigido a ORGANICOS NOI S.A.S. a la Calle 100 # 8a – 49 Torre B,

Oficina 916, edificio World Trade Center, Bogotá.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:

- El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos

medios que le ponga a disposición el responsable.

- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la

representación o apoderamiento.

- Por estipulación a favor de otro o para otro.

La petición del titular de los datos personales o sus causahabientes, debe contener, nombre y apellidos del peticionario, los hechos en los que basa su solicitud, petición reclamo o consulta y los datos de contacto para recibir notificaciones. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.

El titular de los datos personales podrá solicitar a LA EMPRESA copia de los datos que posee sobre el mismo, Asimismo, LA EMPRESA actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.

En cumplimiento de lo anterior, se establece el siguiente procedimiento

En el caso de las Consultas radicadas en el domicilio de LA EMPRESA, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida la base de datos de LA EMPRESA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos la ley, podrán presentar un Reclamo ante ORGANICOS NOI S.A.S. a través de Correo directo dirigido a ORGANICOS NOI S.A.S. a la Calle 100 # 8a – 49 Torre B, Oficina 916, edificio World Trade Center, Bogotá o al correo electrónico pedidos@noiorganicos.co el reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida ORGANICOS NOI S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer como soportes o pruebas. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  3. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
  4. OTROS ASPECTOS RELEVANTES RELACIONADOS CON LA

SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES RECOLECTADOS.

Los Titulares podrán en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo indicado en esta Política.

Si vencido el término legal respectivo, LA EMPRESA no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

LA EMPRESA solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el

tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, LA EMPRESA deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Por su carácter puramente comercial y los objetivos que se persiguen con el almacenamiento y el manejo de datos personales, LA EMPRESA no almacena datos sensibles ni datos de menores de edad, en caso de que llegue a haber en las bases de datos este tipo de información se reportará y se dará estricto cumplimiento a la Ley en lo que al Tratamiento especial para este tipo de datos corresponde.

LA EMPRESA se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

  1. VIGENCIA La presente política para el tratamiento de datos personales entra en vigencia el veintidós de Junio de dos mil dieciséis (2016)